DORU CÎRDEI

Relațiile productive sunt cheia muncii productive. Cei mai mulți dintre noi nu suntem obișnuiți să lucrăm de la domiciliu, iar colaborarea de la distanță este una dintre cele mai neobișnuite provocări.

În primul rând, chiar până la instituirea Stării de Urgență, o mare parte din munca multora dintre noi a inclus colaborarea de la distanță (în aceeași clădire) în mod virtual, folosind diferite tehnologii de comunicare și împărtășire a lucrului (resurse virtuale comune, documente virtuale comune, etc.).

Totuși, campania „STAI ACASĂ” ne distanțează din punct de vedere social de colectivul din care facem parte, iar aceasta necesită câteva strategii și practici fundamentale de „inteligență virtuală” pentru a continua în mod eficient activitatea (dacă genul activității permite) de la distanță: (1) stabilirea normelor de angajament și (2) cultivarea încrederii.

STABILIREA NORMELOR DE ANGAJAMENT

Munca de la distanță necesită câteva clarificări cu privire la cerințele de angajament care se petrec în mod natural în condițiile în care lucrăm împreună în persoană. Trebuie să stabilim în modul cel mai concret „unde” vor avea loc întrunirile virtuale, care este timpul cel mai productiv pentru aceste întruniri, modalitatea de a colabora virtual, etc.   

Platforma de comunicare. Primul pas în colaborarea virtuală este discuția despre posibilitățile tehnice de comunicare virtuală. Trebuie luată o decizie comună cu privire la cele mai bune metode de comunicare.

De exemplu: (a) email pentru comunicare simplă neurgentă și pentru transmiterea documentelor și a fotografiilor, (b) ZOOM sau Skype pentru întrunirile video cu posibilitatea de a înregistra ședința, de a afișa documente pentru a le discuta, de a împărtăși ecrane, etc., (c) WhatsApp, Viber, Messenger, SMS pentru mesaje scurte urgente, care asigură comunicarea dinamică zilnică, (d) convorbiri telefonice, precum și altele.

Timpul potrivit pentru comunicare. Colaborarea de la distanță necesită clarificări cu privire la timpul cel mai potrivit pentru întreaga echipă pentru ședințe video, pentru contacte telefonice, etc. De asemenea, împreună trebuie să stabilim: Care este termenul rezonabil pentru a răspunde la emailuri? Care sunt zilele și orele în care nu este posibilă comunicarea sau un anumit gen de comunicare? Aceste norme vor crea condiții pentru a respecta timpul tuturor, pentru a economisi timp și pentru a evita comunicarea neeficientă.

Metoda optimă de a împărtăși lucrul. Pentru a lucra împreună la documente comune sau la alte proiecte electronice, este necesar să stabilim atât formatul materialelor (de exemplu: Google Docs), precum și procesul, pentru a evita ștergerea nedorită a actualizărilor sau crearea versiunilor în conflict. Serviciile pentru „File Sharing” (de exemplu Dropbox) oferă opțiunea de a monitoriza modificările în vederea prevenirii muncii repetate.

CULTIVAREA ÎNCREDERII

În colaborarea virtuală, încrederea contează foarte mult. Anume două dimensiuni ale încrederii: încrederea relațională și cea profesională.

Cultivarea încrederii relaționale. Aceasta are în vedere convingerea că colegii de la distanță urmăresc binele unul altuia și al organizației. Acest soi de încredere se cultivă, incluzând în comunicare întrebări personale, precum: Cum îți merge acolo unde te afli? Cum ți-ai petrecut weekendul? Facem aceasta fără a depăși linia roșie a vieții private a colegilor. Dacă această parte a comunicării este simplă și sinceră, va dezvolta conversația în mod natural, în timp.

De asemenea, în timp ce comunicăm ca profesioniștii, fiecare trebuie să fie original în comunicarea personală: entuziasmul și carisma personală, stilul și tipul de personalitate al fiecăruia, etc. Aceasta va crea senzația că, deși suntem la distanță, suntem împreună la o întrunire.

Cultivarea încrederii profesionale. Aici este vorba despre certitudinea că colegii sunt profesioniști competenți pe care ne putem baza. În timpul comunicării, fiecare trebuie să ofere idei, analize, soluții, opțiuni profesioniste. La fel de importantă este și îndeplinirea sarcinilor de serviciu conform termenului și nivelului de calitate stabilit. Orice dificultate întâmpinată în procesul îndeplinirii unei sarcini trebuie discutată în timp record cu echipa pentru a identifica cea mai bună abordare.

Disciplina comunicării clare și ordonate scoate în evidență simțul responsabilității și al devotamentului pentru respectarea planului colectiv de lucru și al standardelor de calitate prestabilite. Atenție: exces de comunicare nu există, iar tăcerea știrbește din încredere.

Organizațiile performante practică cultura de a răspunde la emailurile neurgente în 24 de ore. Cele urgente cer un răspuns urgent. În cazul în care răspunsul nu este posibil în timpul rezonabil, răspundem cu un scurt email prin care explicam motivul pentru care răspunsul întârzie (de exemplu, ai nevoie de timp pentru a face niște calcule), precum și când vom răspunde.

Deoarece posibilitățile tehnologice ne stau la dispoziția fiecăruia dintre noi, a echipelor și a organizațiilor noastre, este imperios să ne dezvoltăm și să ne actualizăm abilitățile de a lucra de la distanță. Putem monitoriza munca noastră de acasă pentru o transparență ideală, vezi: https://myhours.com/ În acest mod vom respecta directiva „STAȚI ACASĂ” fără a paraliza lucrul atât de necesar pentru îndeplinirea scopului și a obiectivelor organizației.

Ce zici? Ce am mai putea face pentru a lucra în echipă, eficient, de la distanță? Voi aprecia mult contribuția ta: doru@filadelfia.md